近年来，跟着我国电子信息手艺发生快速成长，税务部门的办公自动化、尺度化、收集化渐趋完美，办公自动化打点系统庖代以往手续繁杂的办公行文、交往函件，税务部门良多日常工作和打点营业可以直接在计较机和收集上办结，文件从发生处措置了案几乎可以不使用纸和笔。于是跟着前进前辈的手艺和打点体例发生了年夜量的电子文件。
一、电子文件界说
及其特点综述
所谓电子文件是指人们在社会勾当中形成的，以计较机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它首要搜罗电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。与纸质文件斗劲，电子文件有以下几个特点：
1、电子文件不再是直不美观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读操作；
2、电子文件可以直接由计较机等现代办公设备迅速地措置和传递；
3、电子文件的操作是可共享的，也不再受时刻和距离的影响；
4、电子文件的保留前提和情形要求与纸质档案分歧，它对保留场地的面积要求不高，而对情形的温湿度、防磁性等前提的要求很高。
二、电子文件与传统税务档案的区别
（一）电子文件的归档体例与传统档案分歧
电子文件因为采用电子编码手艺，可以编纂改削而不留痕迹，载体无法固定，某些分辩文件原始凭证性的关头信息也可以更改，使电子文件的原始凭证性的关头信息也可以更改，使电子文件的原始凭证性分辩变得复杂而坚苦。是以，电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密呵护，保证文件在传输、措置过程中不会呈现错误，以确保档案部门收到的电子文件的原始性、真实性和切确性，保证电子文件的法令凭证地位。
（二）电子文件在保管体例上和传统档案有差异
电子文件载体易老化变质及信息多媒体、新存贮介质的发生和成长，城市影响电子文件的持久可读性。税务档案打点部门可以在领受到电子文件后打印出一份纸质档案以作备份，但最终的解决法子仍是需要计较机手艺的成长和文件形成部门的配合，税务档案打点部门在领受到电子文件后对文件进行名目转换，以通用、统一的名目存储领受到的电子文件档案，以便未来计较机手艺成长后，仍能读取以前存储的档案，保证信息资本便利当用。
（三）电子文件的分类、编目等打点体例与传统档案分歧
因为电子文件的非凡性，可以达到文件一级的打点，所以，档案打点部门在领受到文件同时，可以马上给每份文件编制一个独一的文件号，并给出响应的分类号和档案号，按照上下行文之间的关系，再给出相关文件号，在归档的同时进行主题词标收、著录。手艺前提许可时，可以编制多角度、全方位的检索工具，便利检索查询信息。用户只须给出文件分类号或主题词，即可以找出响应的文件和相关的上下级行文及附件，从而年夜年夜减轻档案工作人员的劳动强度。
（四）电子文件查询操作体例和传统档案分歧
只有合适必然前提，操作者才能注册、挂号成为电子文件中心或电子档案室的工作人员，工作人员就可以经由过程远程登录等体例，经电子文件中心进行确认身份并确定查阅权限获得许可后，才可以查询有关的电子档案信息，并要进行借阅挂号和缴纳查询费用。
三、电子文件对税务档案营业打点工作的影响
（一）传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用计较机后，电子文件庖代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘长进行改削，一经形成后，马上存贮到办公信息数据库中，由档案人员、手艺人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有较着的鸿沟。纸质档案的打点工作经由持久实践，已总结出一套工作流程及体例、原则，如文件的阅卷归档轨制。文件的归档阅卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的连系点，文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门打点，一般一年归档一次。而电子文件随时发生，随时更改，存贮在计较机磁盘或光盘中。是以，它对计较机有很强的依靠性。若是归档，必需以磁盘或光盘的形成移交，归档规模也不能只是“打点完毕，具有保留价值”的文件，还应搜罗该文件的读取软件甚至操作系统。
（二）因为电子文件信息与载体的可分手性，档案实体分类也可能将被概念分类清算所庖代，因为实体分类的功效只能浮现一种属性联系，这种单线枚举的体例是手工操作打点档案的需要，但在当今电子文件的情形中，文件的形式特征和内容特征均发生了转变，电子文件可以经由过程计较机系统进行迅速、有用、多角度的整序，不再需要对它进行象纸质文件那样的分类清算。分歧的用户可以按照分歧的需要，操作办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。
（三）因为电子文件的保留价值同时取决于其自身价值和可读性，其剖断的体例、内容、尺度均将发生转变，原有的档案价值理论剖析规模也将扩年夜，要剖析电子文件的读取软件 www.qiuzhi56.com
www.qiuzhi56.com甚至操作系统。按照传统的档案价值剖断理论，文件应按照其凭证价值和参考价值确定保管刻日，而电子文件一方面因为建造便利，将发生比以往更多的文件，另一方面因为用户的需要，信息和数据不竭地改削和填补，是以很难划定固定的保管刻日，况且今朝电子文件的凭证价值凭证价值尚无法令保证。是以，其剖断、打点体例亦无定论。此外，因为电子文件信息载体的非凡
四、电子文件在税务档案打点中的运用
（一）做好归档电子文件的手艺措置工作，实施电子文件打点计谋
新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必需深切到现行文件工作规模，对发生的年夜量电子文件的领受、措置及至存储工作进行指导，呵护电子文件的原始信息，体味文件信息从头组合的前因后果。也就是说，经由过程采纳手艺措置，将已归档的电子文件改为只读性文件，即只能读不能写的不成更改的文件，从而识别和呵护电子文件的原始结构，保证电子文件的靠得住性，使之与纸质文件一样阐扬社会效用。
（二）解决好电子文件的保留问题
以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够持久保留，因为它的信息读出是无接触式的，不存在磨损。电子文件记其实介质层上的信息被密封在塑料呵护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接管到空气中的尘埃、水份及有害气体的损害。可是，因为电子文件形成的时刻短，缺乏现实贮存的验证，所以，电子文件华夏始信息的持久保留问题是有待档案工作进行深切研究和切磋的主要课题。今朝，对于长久保留的电子文件需要按期进行复制，以防止信息损失踪。
（三）使档案打点向立体化标的目的成长
以前的档案打点是呈直线状况的，跟着人们对操作处事工作的正视，使操作工作和其它基本工作组成一个平面。这种平面结构只反映纸质档案的情形，跟着电子文件的介入，档案种类在增添，其基本工作和操作工作也都具有各自的个性。是以，在原有平面结构基本上，又增添了一项档案信息载体内容，就组成三维空间，形成了立体化的打点结构。
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