参谋一词，古已有之。《三国志·魏书·刘放传》记载，刘放任秘书监，相当于中枢的秘书长，“辽东平定，以参谋之功，进爵封侯”。这里的参谋，也就是参与谋划的意思。参谋又是古代的官名，《新唐书·百官志》载，当时天下兵马元帅下设有“行军参谋”，参与军中机密。这说明不论文治武略，领导者都需要参谋人员，起参谋作用。
在国外，参谋也是指专为统治者出主意、献计谋的幕僚。参谋机构体制的形成，后来又同军事、战争的需要紧密相联。随着战争的日益复杂化，1806年普鲁士军事改革家沙恩好斯特创建了参谋本部体制，使军事决策从一种个人智慧的艺术，上升为一种科学。从此各国军事统帅指挥作战的决策过程，都必需依靠参谋的集体智慧来支持，各国军队编制中，都设有专门的参谋部门，参谋又成为一种军官的职务名称。由上可知，参谋一词对秘书部门来说，是一个借用的词语。秘书参谋作用不能等同于军队的作战参谋作用。
2．随着时代的发展，社会各领域的活动日益复杂化。
现代领导人需要参谋的领域已经远远超越了政治、军事领域。现代参谋人员已不仅限于在政治领导与军事韬略方面出谋划策，而进入了经济、文化、科技等几乎一切领域。现代参谋的完整含意也可以说就是领导的智囊。今天任何领导者的个人智慧，都不足以应付现代社会所面临的极其复杂而又多变的问题，都更加需要依靠参谋“外脑”来补充个人的不足。今天的参谋工作已经不是当年诸葛亮提出“隆中对策”的方式所能准确反映，而往往是一批专家科研成果的体现，“参谋”一词被赋于了科学化与集体化两方面的含义。以上说明，现代领导的参谋组织是多种类型的。国外有所谓“智囊团”、“思想库”等名称，如美国著名的兰德公司。我国的顾问委员会、参事室、研究室以及社会科学院、工程规划设计院，甚至一些业务部门等等，都可能在某一方面发挥一定的参谋作用，都具有一定的参谋功能。秘书部门是其中的一个，而不是唯一的一家。
3．“参谋”是一种为决策者出谋划策的软科学。
重大的、带全局性的参谋活动，常常是运用许多社会科学与自然科学成果，运用信息论、控制论、系统论、运筹学，经过各种系统工程组成的“技术科学”。重大的参谋工程，需要多种领域的专家共同完成，例如国民经济的宏观调控、三峡大坝的设计施工等。而党政机关的秘书，则一般是通才型或文字型的，而很少是某一专业领域的专家；他们可能是秘书专家或偏政、偏文甚至懂经济的专家，却未必是金融。水利、土壤、基建、考古等专业领域的专家。所以秘书部门的参谋作用是有限度的参谋作用，是联系领导与各方面专家的“中介性”的参谋作用，是建立在秘书信息基础上的为领导“出谋献策”性的参谋作用。这也是秘书参谋作用同广义的参谋作用有所区别的另一方面。
4．秘书参谋作用还有个重要的个性特点，就是它通常不具有参谋的独立性。
它的基本参谋趋向是如何贯彻领导意图，完成领导决定的任务。这同国外的某些智囊团，可以专同领导唱“对台戏”不同。国外有的企业领导人，甚至要求其参谋部门必须专挑领导决策的漏洞，否则要参谋何用？这也是与我国秘书部门参谋的情况不相同的。这是秘书部门的辅助性、从属性等性质决定的。上述说明，本来意义上的参谋功能，是不受管理者主观意识影响，而从客观出发的科学思维活动。秘书参谋作用则是从领导者主观意图出发，力求符合客观实际的思维活动。
归纳起来，秘书部门的参谋作用是指联系收集加工各方面的信息，为领导决策服务的“出谋献策”式的参谋作用，而不是“出谋划策”式的参谋作用。参谋功能是针对秘书群体而谈的，至于秘书部门中的秘书个人，当然也有个别条件具备、“既亲且重”的人，可能成为领导者的参谋甚至“高参”，但就绝大多数秘书人员而言，仅是辅助领导工作的参谋助手。
正确认识和发挥参谋作用
历史上秘书部门及一些卓越的秘书，曾对他的领导者发挥过一定的参谋作用。但近代西方对私人秘书，以及新中国建立后相当长时间内，主要的是强调秘书部门的助手功能，而没有强调参谋功能。相反，有的主要领导人还经常强调反对“秘书专政”，主张领导者不要事事依赖秘书。这有着当时的时代背景，与当时秘书大多是“工农型”、“机要型”有关。当时对秘书长的任务的总提法是“参与政务，掌管事务”，对一般秘书部门及秘书人员,则主要是搞好服务，当好领导的助手。直到党的十一届三中全会之后，随着领导决策的集体化、民主化与科学化的逐步健全，参谋作用的问题才逐渐引起了重视。1985年全国秘书长座谈会，郑重地强调了秘书部门发挥参谋作用的问题，经过十几年的实践发展，取得了丰富的经验。秘书参谋作用的实践，也大大地提高了秘书部门的地位，推动了秘书工作的发展，并促进了具有中国特色的我国秘书学的建设。
但在如何认识与对待秘书参谋作用的问题上，始终还存在着一些模糊的认识，需要进一步解决。主要是两种倾向：一是否定秘书的参谋作用。这种认识源于某些领导不积极支持秘书献计献策，和秘书自身事务繁重更无精力考虑智谋性问题等，从而对参谋作用提出了怀疑。二是夸大了秘书参谋作用。这种认识把秘书参谋作用等同于国外的“思想库”、“智囊团”，把秘书个人的作用比之为领导的高参。这两种认识都是不正确的。其认识根源之一，是把助手与参谋对立了起来。其实，参谋和助手并不矛盾，秘书部门可以寓参谋作用于日常工作之中，也能够广泛联系各种专家，充分发挥智谋性的参谋作用。
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